労務管理の目的や課題とは・・・
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労務管理とは・・・?

労務管理とは、従業員の労働条件(賃金・労使関係・労働契約)の管理運用や、労働環境(健康診断・安全衛生)の改善など、企業の労働に関する内容全般を管理することです。「人」に関わる仕事で、よりよい労働環境を整え、従業員が高いパフォーマンスを発揮できるようサポートをすることで、企業活動を円滑に進めるための重要な役割を担っています。適切な労務管理を実施することで組織の活性化や生産性向上につながり、企業の発展に貢献することができます。

 

またこのような表現もできます。

企業には、少なくとも「ヒト」・「モノ」・「カネ」の3つの経営資源があると言われていますが、そのうちの1つである「ヒト」に関する全体を管理するのが労務管理の役割です。労務管理を通じて、従業員が心地よく働くためには職場環境を整えることが不可欠であり、人材を企業に定着させる大きな役割を担っていると言えます。

労務管理の役割とは・・・?

もう少し大きな視点から「労務管理」を見た場合、『法令遵守』と『リスク回避』という2つのキーワードで表現できます。ひとつ目の法令遵守とは、法律が直接関係してきます。特に労働関連法に関しては、労働基準法・労働組合法・最低賃金法・労働契約法・労働安全衛生法・パートタイム・有期雇用労働法・男女雇用機会均等法などの数多くの法律が関わってきます。労働条件、就業規則、労働環境、従業員の健康維持などに関しては、労働法と呼ばれる各種関連法に対応しながら管理することが求められたりするので、法律の知識が必要になります。法令遵守は企業としての社会的責任であり、これを疎かにしていては罰則を受け、企業としての価値や信頼も落としてしまうといわれる理由です。法令遵守が徹底できていないと安全な職場環境を維持できずに、従業員の身にも危険が及ぶ事態も想定されます。こういった事態を避ける、リスクを回避するためにも「労務管理」は疎かに出来ないわけです。

 

これらのことができてくるようになると、労務管理の目的でもある「生産性の向上」を追求することができるようになります。労働環境の整備や従業員の健康維持などを通じて働きやすい職場を実現できれば、従業員のモチベーションは上がり、生産性も向上にも寄与するでしょう。従業員が安心して働ける企業では、企業価値も上がり優秀な人材獲得にもつながって、さらなる好循環になります。

 

企業活動の結果には、従業員=人材の量・質に大きく影響することは皆さんご存じの通りだからです。

労務管理の主な業務とはどのようなものがあるのでしょうか

それでは、具体的に労務管理とはどのような業務があるのかを見ていきましょう。

 

企業の労働に関する内容全般を管理といっていましたが、言い方を変えると入社してから退職するまでの管理とも言えます。ということは、入社してもらうためには、採用から始まります。そのあと、入社(手続き)・労働契約締結・給与計算・・・という流れになり最後に退職に至ります。その間さまざまな対応が必要になりますが、代表的なものについて説明していきます。

 

■ 入退社の手続き

■ 労働条件の管理

■ 就業規則の作成・管理・改訂

■ 労使協定の作成・管理

■ 法定三帳簿

■ 給与計算

■ 安全衛生の管理

■ 福利厚生の管理

■ ハラスメント対策     など

労務管理の業務・その1

◆ 入退社の手続き

採用時には、その企業の従業員となるための必要な手続きを行います。労働契約関係以外にも、社会保険・雇用保険の手続き、給与振込口座の確認などさまざまな手続きが必要です。手続きをついうっかり忘れていると、従業員から保険証はいつ届くのか?と言った質問が投げかけられるでしょう。“忘れていた”と言われた方は、どう思うでしょうか・・・。

 

また、退職にあたっては、加入している社会保険・雇用保険などの資格喪失手続き、退職証明書や源泉徴収票の発行などの対応業務が必要です。これも手続きが漏れているとどういったことが起こるでしょうか・・・。退職金制度を設けている場合には、就業規則などに従って退職金の支払を行います。その前に当然計算しなければなりません。多額になるケースが多いので、お金の用意も必要になります。大丈夫ですか?

退職関係の手続きは、従業員が気持ちよく次のステップにスムーズに移る最後の大切な業務です。

労務管理の業務・その2

◆ 労働条件の管理

入社する際には、労働契約を結びます。どのような条件で働くかの確認です。通常労働契約書や雇用契約書などと呼ばれている契約書類です。なかには労働契約を結んでいない企業もあるかもしれません。それでよろしいですか?あとで言った言わないというようなトラブルに巻き込まれないといいですが・・・。

 

その労働契約書にはルール(法律)があり、定められている内容を網羅していないといけないことをご存じですか?

 

労務管理の役割でお話しした労働法が出てきました。労働基準法・労働契約法などの法律や就業規則との整合性が求められます。そして、従業員がその契約内容を遵守して働けるように、入社後も労働条件の管理が重要なポイントです。

 

何が重要なポイントかといえば、何年も何十年も同じ労働条件・賃金・業務で働いてもらいますか?この方の能力・経験・評価・社内のポジションをどう企業として見ているのかが問われているのです。

労務管理の業務・その3

◆ 就業規則の作成・管理・改訂

就業規則とは、従業員の始業や終業の時刻、休憩時間、休日・休暇、賃金など労働条件、従業員が遵守すべき職場内の規律やルールなどをまとめた規則のことです。入退社時の手続き、労働時間(始業・終業)や休憩、休日・休暇、賃金など、従業員が企業へ入社してから退社するまでに必要な内容が記載されています。就業規則は、従業員が企業内で守らなければならない規則が記載されていることから『企業のルールブック』とも呼ばれています。

 

これも労働契約と一緒で、労働基準法に定められており、記載しなければいけないものが最低限決められています。ということは労働法と企業側との状況をどのように調整するのか求められることになるでしょう。

そして常時10名以上の企業は、就業規則の作成と労働基準監督署への届出が義務付けられています(労働基準法第89条)。

 

従業員は、就業規則の内容に基づいて働くことから、よりよい職場環境を提供できるように、実態に合わせて適切に管理することが重要です。また法律を守ることは当然ながら、労働契約の内容を定めたものでもあるのでその点からも管理・運用が必要になります。それがどうつながるかというと、社内ルールの明確化や労使間のトラブル防止つまりリスク回避の観点からも非常に重要な業務となるのはそのためです。

労務管理の業務・その4

◆ 労使協定の作成・管理

企業側の使用者と従業員側が話し合った結果をまとめる労使協定の作成・管理も、労務管理における重要な業務です。何が重要かといえばさきほどお話しした就業規則において、内容を変更した場合には意見書を添付することが求められます。そして残業をする場合には、36協定と呼ばれる協定届を作成して届け出ることが必要になります。

 

● 就業規則(変更)届・意見書

● 時間外労働・休日労働に関する協定(36協定)届

● 1箇月単位の変形労働時間制に関する協定届

● 1年単位の変形労働時間制に関する協定届

● フレックスタイム制に関する労使協定書

● 賃金控除に関する協定書                 など

 

福利厚生や安全衛生の管理ということでは、労使間で日頃意見交換を通じて、職場をよりよくしていくことも必要になるので、労使関係の構築も併せて大事になります。

労務管理の業務・その5

◆ 法定三帳簿

「労働者名簿」・「賃金台帳」・「出勤簿」のことを、合わせて「法定三帳簿」・「法定帳簿」といい、労務管理の基本です。これらは、労務管理において非常に重要な役割を果たします。これも労働基準法に記載されており、法対応が求められるひとつになります。

 

1. 労働者名簿

従業員の必要な情報をまとめたものが労働者名簿で、氏名・生年月日・異動などの履歴・性別・住所・業務の種類・雇用年月日・退職の日付と理由などを記載します。

 

2. 賃金台帳

賃金台帳は、従業員の賃金の支払をまとめたものになります。氏名・性別・賃金の計算期間・労働日数・労働時間・「残業時間・休日労働時間・深夜残業時間」・「基本給・手当などの項目と金額」・控除項目と金額などとなります。

 

3. 出勤簿

従業員の出勤状況を記録したものが出勤簿です。雇用主が労働日、労働時間、時間外労働など出退勤の状況を確認したり、従業員がタイムカードで記録したりしたものを出勤簿として保管します。

労務管理の業務・その6

出勤簿の管理を疎かにすると・・・是正勧告

法定三帳簿が重要と言われるが、どう重要かが理解できない。という声も聞かれます。

 

では、Aさんはいつ企業に入社しましたか?年齢は?どういった業務を担当していましたか?

といったことを纏めるのが『労働者名簿』です。企業によっては個別に情報を収集して管理しています。専門家などが一目見るとその企業がどういった管理・人材活用をしているのかを理解できます。

口では法令遵守・人材=従業員は重要だと言っておきながら、何もしていないということでは辻褄が合いません。皆さんはどうですか?

 

出勤簿についても、きちんと管理しています。といいながら、過去の出勤簿が見当たらない(紛失した?)、記録に抜けているところがあるなど不明瞭なものでは、きちんと管理しています、とは言えません。次に説明する給与計算に反映されていますか?という疑念を持たれます。

 

そのことを裏付けているものに、

労働基準監督署の監督指導(臨検調査)は、2018(平成30)年の1年間に170,192件実施しています。そのうち定期監督(主体的、計画的に実施する監督指導)等では、68.2%の事業場において労働基準関係法令違反が認められました。つまり是正勧告を受けたということです。

 

このように法令違反につながっていることが多いのです。こうならないためにも法定三帳簿の対応を取り、要件を備えた上で管理をした方がいいのではないでしょうか。

労務管理の業務・その7

従業員を雇用する全ての企業で必要な「給与計算」も、労務管理業務の一つです。従業員の勤怠をしっかりと把握し、残業や休日出勤など従業員一人ひとりの労働実態を踏まえて、金額を間違わないように支給金額を確定しましょう。給与を支払う際には、社会保険料や雇用保険料などの控除額を正しく計算することも求められます。給与は従業員の生活に直結する要素のため給与額に誤りがあると、従業員とのトラブルに発展する可能性があるため、間違いのないように細心の注意を払いましょう。

 

従業員の給与から控除した税金や社会保険料は、忘れずに納付しましょう。生命保険や社宅費、組合費などを徴収する場合には、賃金控除の協定を締結する必要があります。年末調整は、毎年11~12月に年末調整業務が発生します。

 

簡単に説明しましたが、企業で働く従業員に対して支払う給与なので、計算ミスや支払遅れは許されることではありません。なぜ?と問われると、まず労働契約違反ということになります。約束通りのことをしなかったからです。もし計算ミスや支払遅れがあれば、従業員との信頼関係はなくなるでしょう。つまり、その時にならないと給与が支払われるのか、支払があったとしてもきちんとした金額になっているのか分からない状態だと、従業員のモチベーションが下がり、場合によっては企業業績にも影響します。そんな企業では誰でも働きたくないでしょう。従業員との信頼関係を維持するためにも、迅速に正確な金額の給与を支払うことは企業が果たすべき義務なのです。これを毎月決まったタイミングでしなければならないのです。企業の労務管理体制が問われる重要なポイントになります。

労務管理の業務・その8

◆ 安全衛生の管理

安全衛生は、従業員の健康増進や良好な職場環境を保つために必要な管理です。労働安全衛生法では、健康診断の実施をはじめとしたさまざまな安全衛生に関する義務や配慮が定められています。具体的には、安全衛生委員会の実施や健康診断、ストレスチェックなどがあります。必要に応じて、長時間労働の是正や健康状態が思わしくない従業員への健康回復への取り組み、保健指導なども行います。また2015年からストレスチェックが義務化され、メンタルヘルスケアの必要性も高まっているため、特に重要な管理業務の一つです。

労務管理の業務・その9

◆ 福利厚生の管理

 

福利厚生も労務管理の仕事です。福利厚生は、法定福利厚生と法定外福利厚生の2つに分けられます。法定福利厚生は、健康保険、雇用保険、労働保険などの各種社会保険が含まれていて、法律によって企業に義務化されているもので、必要に応じて手続きを行います。法定外福利厚生は、法律で定められておらず、企業独自で行う福利厚生制度です。従業員の満足度を高めるための施策で、社宅の用意・育児支援・特別休暇などがあります。よりよい職場環境を提供するために、必要だと思われる福利厚生を検討・導入・運用を行いましょう。

 

労務管理の業務・その10

◆ ハラスメント対策

 

職場におけるセクハラやパワハラは、従業員に不要なストレスを与え、事業発展の妨げにもなります。これらハラスメントの相談窓口などを設けることも、労務管理の仕事のひとつです。従業員が働きやすい職場環境を作るためには、職場内の良好な人間関係も重要です。必要に応じて、指導や配置転換などの解決策も検討します。

 

 

Task

POINT
01

労務管理の現状課題

労務管理は、企業の労働に関する内容全般で、入社してから退職するまでの管理とお伝えしました。長期間に及び業務の範囲も広いのが特徴です。

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POINT
02

1.広範囲な業務領域

労務管理では、勤怠管理から給与計算・管理など、毎月の業務やタイミングが決まっているものもあれば、労務トラブル対応など突発的に起こると最優先で取り組まなければならない業務もあります。そして、外圧(法令等)から対応を求められる業務もあります。

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POINT
03

2.多様化する働き方への対応

「働き方改革」が叫ばれている昨今、「在宅勤務・テレワーク」や「ワークシェアリング」・「ワーケーション」・「70歳定年制」・「副業・兼業」・「週休3日制」・「育児休暇」など、人々の働き方が多様化しています。今までと同じような労務管理の考え方では、「働き方改革」への対応ができません。多様化・細分化していく働き方に対応するためにも、労務管理の強化に取り組むことが必要です。

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POINT
04

3.労働時間(勤怠)管理

労働時間の管理とは、企業で働いている従業員の労働時間を企業としてしっかり管理・把握することを目的としています。当たり前の話ですが、労働時間の管理が求められている理由は、働き方関連法案で「労働時間の状況を客観的に把握するよう義務づけられた」こともありますが、法令遵守への対応になります。さきほど法定三帳簿の出勤簿で、管理・把握ができておらず給与への悪影響があるとお伝えしましたが、そのようなリスク回避の側面も付け加えておきます。

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POINT
05

4.働き方への意識の高まり

昨今、ハラスメントや過重労働に対する世間の意識は非常に高まってきています。俗に言うブラック企業です。現在の経済情勢の変化において、やむなく労働条件の変更や雇用調整を行う企業もあり、こうしたところからも労務トラブルにつながる可能性が出てきております。法令を守ることはもちろん、労使間で事前に十分話し合うよう心がけることが望ましいでしょう。

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POINT
06

5.コンプライアンス(法令順守)

毎年のように労働関連法が改正されます。法令違反とならないように、法改正に関する情報を定期的に確認しましょう。そうすることが、コンプライアンス(法令順守)につながります。

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POINT
07

6.情報管理の徹底

労務管理では、「労働者名簿」・「賃金台帳」など管理業務の必要性から従業員の個人情報を扱っていました。以前は、紙での管理が主流でしたが、最近ではデータで管理する企業も増えてきました。情報が外部に漏れないように、情報管理を徹底する必要があります。

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POINT
08

7.業務改善

生産性向上を達成させるためには、業務を効率化させる必要があります。「どうしたら労務管理業務を効率化できるか」を考えていくことが重要です。

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Message

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解決手段は・・・?

一例として

  1. クラウドシステムの活用による、勤怠管理・給与計算の効率化

  2. アウトソーシングや業務委託の活用

  3. 業務フローの定期的な見直し

 

当然のことながら、労務管理の現状課題は企業ごとに違います。経営者からさまざまな課題を投げかけられていることでしょう。

繰り返しになりますが、労務管理は「人」に関する組織全体の管理を行うため、業務の幅が広いことが特徴です。労務管理は、従業員が気分よく働くための職場作りに欠かせない仕事です。その従業員一人ひとりの満足度が高まることは、結果的に組織の活性化につながり、ひいては生産性向上へと結び付いていきます。ですが、労務管理を疎かにすれば、従業員との間に後々大きなトラブルにつながるリスクも潜んでいます。そういった芽を摘むためにも、労務管理の対応が必要な理由です。また早いうちからシステム化対応、業務の効率化を図りましょう。短期的な成果が見えづらく、ついつい後回しになりがちな労務管理ですが、持続的な企業の発展には欠かせないものです。

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