社内規程とは、企業が独自に定めたいくつかある規程全般をいいます。企業の裁量で定めることができる上、周知すれば従業員との合意の必要はありません。社内の秩序を統制する目的で作成されるもので、組織体制や企業文化形成のために重要な意味を持ちます。社内規程に従わなかった場合のペナルティについても、法的規制に触れない範囲で定めることも可能です。
企業規模が小さいうちは、経営者の目が隅々まで行き届くことができますが、事業が発展していくことで、従業員が増えたり、取引が増加して業務が複雑になったりといったトラブルにつながることは避けられません。そのためトラブルの防止や業務の効率的な進め方から一定の取決めを行う必要が生じます。業務進行についての基準や手順を明確化していくことで社内規程が構築されることになります。
社内規程に曖昧さがあると、従業員が不正を働く可能性も高まりかねないため、企業規模が大きくなればなるほど細かな社内規程があることが多いです。
社内規定を大きく分類すると５つに分けられます。
〇 企業経営
〇 組織規程
〇 業務管理
〇 人事規程
〇 総務規程
次に具体的なものを見ていきましょう。
企業運営の基本的事項に関する規程になります。
① 定款（法人の目的・組織・活動・構成員・業務執行などについての基本規約・基本規則を定めたもの）
② 企業理念（企業の根底にある考え方、価値観や存在意義を定めたもの）
③ 経営理念（企業経営を行う上で大切にしている思想や考え方を定めたもの）
④ 社訓（従業員が守るべき理念や心構えを示す行動指針）
⑤ 取締役会規程（取締役会の決議事項や報告事項など運営に関する内容を定めたもの）
⑥ 企業運営に関わる諸会議規程（取締役会以外の従業会議について定めたもの）
⑦ 役員規程（役員の任免、処遇、勤務条件など役員に関する事項を定めたもの）
⑧ 倫理規程（社会や環境に対してすべき企業の行動基準を定めたもの）
企業における組織や業務及びその権限に関する規程になります。
① 組織規程（企業組織や職位・職務権限といった組織運営について定めたもの）
② 職務分掌規程（部署や役職ごとの業務範囲を明確に定めたもの）
③ 業務分掌規程（仕事内容や職務における権限・責任の範囲などを定めたもの）
④ 稟議規程（稟議事項の基準および稟議の手続きを定めたもの）
⑤ 関係会社管理規程（関係会社の範囲、管理責任者の権限と責任の範囲、関係会社の承認事項および報告事項等を定めたもの）
各事業部門における業務遂行上の規程になります。
① 販売管理規程
② 購買管理規程
③ 在庫管理規程
④ 外注管理規程
⑤ 経理規程
⑥ 原価計算規程
⑦ 債権管理規程
⑧ 与信管理規程
⑨ 予算管理規程
⑩ 内部監査規程
⑪ 個人情報管理規程
⑫ ハラスメント防止規程
⑬ ＳＮＳ利用規程
⑭ 秘密情報管理規程 など
総務関連での規程になります。
① 株主取扱規程
② 文書管理規程
③ 規程管理規程
④ 文書取扱規程
⑤ 印章取扱規程
⑥ 固定資産管理規程
⑦ 安全衛生管理規程
⑧ 社宅管理規程 など
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01すでに規程を作成しているものやその規程に関係する書類を収集しておきましょう。
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02収集した既存の規程などを関連するグループに区分けします。
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03社内規程として作成する内容は企業ごとに変わります。いまある規程や現状の業務を参考にしながら、自社にとって本当に必要な規程なのかを検討する必要がございます。その上で、新設する規程、変更する規程など規程として作成・変更するものを精査していきます。
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04関係する部署があれば、適宜確認をして草案の作成を進めていきましょう。
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05企業の裁量で決められる規程とはいえ、法律に違反するような内容であってはいけません。そして、規程への記載をしなかったことにより業務など混乱してしまっては元も子もありません。規程について一度専門家に確認してもらうのがいいのではないでしょうか。
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06社内規程を作成しても従業員に対して共有ができていなければいけません。そもそも規程は社内の秩序を統制する目的で作成するため、それぞれ勝手に業務をされては困るわけです。就業規則のように周知が義務づけられているわけではありませんが、従業員がその規程を理解できるように周知し、内容を更新した場合は必ず通知をして共有できるように徹底するようにしましょう。
企業規模が大きくなればなるほど社内規程は増えていく傾向が強いですが、規程を増やした場合に他の規程と整合性が取れていなければいけません。取れていない場合は業務が矛盾することになり、規程自体が守られなくなることになってきます。そのことから規程と整合性が取れているのかを必ずチェックしましょう。そして、最低限法律に反した内容となっていないことも重要です。
そもそも社内規程は、社内の秩序を統制する目的で作成されるもので、規程を通じて業務をしてもらう必要があります。そのため周知して理解してもらうことは避けては通れません。社内システムを通じて社内規程を確認できるようにすることも必要です。
業務内容に変更があった場合や、経済情勢に合った内容に変更する場合など、規程はいつでも最新の状態にしておくことが大事です。業務の実態と乖離していないか確認しておくようにしなければいけません。
しかし、日々の業務に追われて後回しにしたり、実態と乖離したまま放置されることも少なくありません。そうならないために、あらかじめ「半期ごとにチェックする時期を設ける」・「毎年〇月に見直しをする」といったスケジューリングをしておくこともひとつの考え方です。
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